E-Ticaret İçin Şirket Gerekli mi? Belgeler ve Esnaf Muafiyeti

Kısa yanıt: İnternetten süreklilik ve kazanç amacıyla satış yapıyorsanız vergi mükellefi olmanız gerekir; bunun en pratik yolu genellikle şahıs işletmesidir. Tek istisna, evinde ürettiği ürünleri satanlara tanınan esnaf muafiyetidir; hasılat sınırı ve şartları her yıl güncellendiği için mali müşavirinize danışmalısınız.

E-ticaret için şirket gerekli mi sorusunun kısa yanıtı şudur: internetten süreklilik ve kazanç amacı taşıyan satış yapıyorsanız vergi mükellefi olmanız gerekir. Ancak bu, mutlaka limited veya anonim şirket kurmanız anlamına gelmez; girişimcilerin büyük bölümü şahıs işletmesi açarak bu yükümlülüğü yerine getirir.

Belirleyici ölçüt faaliyetin devamlılık göstermesidir. Dolabınızdaki bir çantayı bir kez satmak ticari faaliyet sayılmazken, ürün tedarik edip düzenli olarak listelemek ve satmak ticari kazanç kapsamına girer.

Aşağıda mükellefiyet seçenekleri, esnaf muafiyeti, ETBİS kaydı ve sitenizde bulunması gereken belgeleri sırayla ele alıyoruz. Mevzuat metinleri zaman içinde değiştiği için tutar ve oran gerektiren her adımda mali müşavirinizden teyit alın.

Şirket kurmadan e-ticaret yapılabilir mi?

Kısmen. Kanun koyucu, işyeri açmadan evinde ürettiği ürünleri internet üzerinden satan kişiler için bir esnaf muafiyeti tanımlamıştır. Bu muafiyet, ticari kazanç sahibi olmadan, vergi dairesinden alınan bir belge ile satış yapmaya imkân verir.

Esnaf vergi muafiyeti, belirli şartları taşıyan gerçek kişilerin gelir vergisi mükellefiyeti tesis ettirmeden faaliyet göstermesine olanak tanıyan bir istisna düzenlemesidir. Temel şartlar genel hatlarıyla şöyledir:

• Ürünlerin kendi el emeğiyle, evde üretilmiş olması (dışarıdan hazır ürün alıp satmak muafiyet kapsamında değildir).
• Ayrı bir işyeri, mağaza veya depo açılmamış olması.
• Satış hasılatının, her yıl yeniden değerleme oranıyla güncellenen sınırı aşmaması.
• Tahsilatın, muafiyet kapsamında açılan banka hesabı üzerinden yapılması.
• Vergi dairesinden esnaf vergi muafiyeti belgesi alınması.

Bu sınır aşıldığında veya ürünler dışarıdan tedarik edilmeye başlandığında muafiyet sona erer ve mükellefiyet açılması gerekir. Güncel hasılat sınırı ve kesinti oranları için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularını ve mali müşavirinizi esas alın; bu yazıdaki bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır.

Hangi mükellefiyet türü size uygun: şahıs, limited, anonim?

Şahıs işletmesi, gerçek kişi adına kurulan, ayrı tüzel kişiliği bulunmayan ve sahibinin tüm mal varlığıyla sorumlu olduğu en basit işletme türüdür. Kuruluşu hızlı ve düşük maliyetlidir; bu nedenle e-ticarete yeni başlayanların çoğu buradan başlar.

Ciro büyüdükçe artan oranlı gelir vergisi ile kurumlar vergisi arasındaki fark önem kazanır. Hangi yapının sizin rakamlarınızda avantajlı olduğunu, tahmini yıllık ciro ve kâr marjınızla birlikte mali müşavirinize hesaplatın.

E-ticaret için gerekli belgeler nelerdir?

Mükellefiyet açıldıktan sonra satışa başlamak için tamamlamanız gereken kalemler genellikle şunlardır:

• Vergi levhası: Mükellefiyet tesisinden sonra alınır; sanal POS ve pazaryeri başvurularında ilk istenen belgedir.
• İmza beyannamesi / imza sirküleri: Şahısta beyanname, şirkette sirküler.
• Ticaret sicil ve faaliyet belgesi: Şirketlerde ve esnaf/ticaret odası kaydı gereken hallerde.
• ETBİS kaydı: Kendi web siteniz üzerinden satış yapıyorsanız zorunludur.
• e-Arşiv fatura altyapısı: İnternet üzerinden satış yapanların fatura düzenleme yükümlülüğü vardır; hangi kapsama girdiğinizi mali müşavirinize sorun.
• Sanal POS sözleşmesi: Banka veya ödeme kuruluşu ile yapılır; başvuruda site içeriği, yasal metinler ve alan adı sahipliği incelenir.
• İYS (İleti Yönetim Sistemi) kaydı: Müşterilere ticari e-posta veya SMS göndereceksiniz gereklidir.

Bu belgeler tamamlanmadan ödeme altyapısı açılmaz. Sanal POS entegrasyonu ve fatura akışını da kapsayan bir kurulum planlıyorsanız e-ticaret sitesi kurulum hizmetimizi inceleyebilirsiniz.

ETBİS kaydı nedir, kimler yaptırmak zorunda?

ETBİS, Ticaret Bakanlığı tarafından yürütülen Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi'dir. Kendi alan adı üzerinden mal veya hizmet satan hizmet sağlayıcıların bu sisteme kayıt olması ve kayıt bilgilerini sitesinde göstermesi gerekir.

Kayıt, e-Devlet üzerinden yapılan bir başvuruyla tamamlanır ve alan adının size ait olduğunun doğrulanmasını içerir. Yalnızca Trendyol, Hepsiburada gibi pazaryerlerinde satış yapıyorsanız bildirim yükümlülüğü genellikle aracı hizmet sağlayıcıdadır; kendi siteniz açıldığı anda yükümlülük size geçer.

Sitenizde bulunması gereken yasal metinler

E-ticaret sitesi, ürün sayfalarından ibaret değildir. Mesafeli satış mevzuatı ve KVKK, tüketiciye belirli bilgilerin satın alma öncesinde sunulmasını zorunlu kılar. Asgari set şudur:

• Ön bilgilendirme formu ve mesafeli satış sözleşmesi
• Teslimat ve iade/cayma hakkı koşulları
• KVKK aydınlatma metni ve gerekli hallerde açık rıza metni
• Çerez politikası ve çerez bilgilendirme bandı
• İletişim, unvan, adres ve ETBİS bilgilerini içeren künye

Yasal metinler kopyala-yapıştır ile hazırlanmamalıdır: metindeki unvan, iade adresi ve süreler gerçek iş akışınızla uyuşmuyorsa metin sizi korumaz.

Mevcut sitenizin çerez ve KVKK tarafında nerede durduğunu görmek için ücretsiz KVKK ve çerez kontrol aracımızı çalıştırabilir, genel e-ticaret altyapınızı e-ticaret analizi ile tarayabilirsiniz.

Pazaryerinde satış ile kendi sitenizde satış farkı

İki kanalın yükümlülükleri aynı değildir. Aşağıdaki tablo, başlangıçta en çok karıştırılan noktaları özetler.

Uygulamada en sağlıklı yol, pazaryerinde satışa devam ederken kendi sitenizi ikinci kanal olarak kurmaktır. Böylece komisyon baskısını dengeler, müşteri verisini kendi tarafınızda biriktirirsiniz.

Önce şirket mi, önce site mi kurulmalı?

Sıralamayı belirleyen şey ödeme altyapısıdır. Sanal POS ve fatura süreçleri vergi levhası olmadan başlamaz; bu nedenle pratik akış şöyledir:

1. Mali müşavirle görüşüp mükellefiyet türünü seçin.
2. Mükellefiyeti açtırın, vergi levhasını alın.
3. Alan adını kendi adınıza/şirket adınıza tescil ettirin.
4. Siteyi kurun, yasal metinleri ve künyeyi yerleştirin.
5. ETBİS kaydını tamamlayın.
6. Sanal POS başvurusunu yapın ve test siparişiyle uçtan uca doğrulayın.

Tasarım ve ürün hazırlığı bu adımlarla paralel ilerleyebilir. Bütçe planlamasını da bu takvimle birlikte yapmak, sanal POS onayı gecikirse esnek kalmanızı sağlar.

Mükellefiyet açıldıktan sonra hangi düzenli yükümlülükler doğar?

Şirket veya şahıs işletmesi kurmak tek seferlik bir işlem değildir; ardından süreklilik isteyen bir muhasebe düzeni gelir. Yeni başlayanların en çok şaşırdığı nokta budur.

Düzenli yükümlülükler kabaca şu başlıklardan oluşur:

• Fatura düzenleme: Her satış için, bireysel müşteri dahil, fatura kesilmesi gerekir. İnternet satışında bu genellikle e-Arşiv fatura ile yapılır ve sipariş akışına entegre edilmelidir.
• Dönemsel beyanlar: KDV, geçici vergi ve varsa muhtasar beyannameler mali müşaviriniz tarafından düzenli olarak verilir.
• Defter tutma: Şahıs işletmesinde işletme defteri, sermaye şirketlerinde bilanço esası uygulanır.
• Sigorta primleri: Şirket sahibi olarak kendi sigortalılığınız ve varsa çalışanlarınızın bildirimleri.
• Muhasebe hizmet bedeli: Aylık ücret; bölgeye, iş hacmine ve fatura sayısına göre değişir, güncel tarife için birkaç mali müşavirden teklif alın.

Bu yükümlülükler, sipariş sayısı arttıkça manuel takip edilemez hâle gelir. Sipariş, stok ve fatura akışını tek yerde toplamak için özel yazılım tarafındaki çözümler devreye girer.

En sık yapılan hatalar

Danıştığımız işletmelerde tekrar eden birkaç hata var. Bunları baştan bilmek, sonradan düzeltme maliyetinden ucuzdur:

• Alan adını ajans veya tanıdık adına tescil ettirmek; ETBİS doğrulaması ve devir aşamasında sorun çıkarır.
• Yasal metinleri başka bir siteden kopyalamak; unvan ve iade koşulları uyuşmadığı için koruyucu değildir.
• Sanal POS başvurusunu en sona bırakmak; başvuru ve inceleme süresi lansmanı geciktirir.
• Esnaf muafiyeti kapsamında olduğunu varsayıp dışarıdan hazır ürün satmak.
• Fatura sürecini siteye entegre etmeyip elle takip etmeye çalışmak.

Bursa'da e-ticarete başlayanlar için yerel notlar

Bursa, tekstil, hazır giyim, mobilya, otomotiv yan sanayi ve gıda üretiminin yoğun olduğu bir şehir; bu da e-ticarete geçen işletmelerin çoğunun zaten bir üretim veya toptan satış geçmişi olduğu anlamına geliyor. Bu profildeki firmalar için soru genellikle "şirket kurayım mı" değil, mevcut mükellefiyetin internet satışına uygun hâle getirilmesidir.

Bursa'da sıkça karşılaştığımız iki durum var. Birincisi, İnegöl ve Kestel çevresindeki üretici firmaların yalnızca toptan faturaya alışkın olması; perakende e-ticaret için e-Arşiv fatura ve iade akışının ayrıca kurulması gerekir. İkincisi, Nilüfer ve Osmangazi'deki küçük markaların Instagram üzerinden satışla başlayıp mükellefiyet ve ETBİS adımlarını atlamasıdır.

Ev üretimi ürünlerle başlayan Bursalı girişimciler için esnaf muafiyeti gerçek bir başlangıç seçeneğidir; ancak ciro büyüdüğünde şahıs işletmesine geçiş planlanmalıdır. Bölgeye özel çalışmalarımızı Bursa hizmetleri sayfamızda görebilirsiniz.

Sonraki adım

Mükellefiyet tarafını mali müşavirinizle netleştirdikten sonra teknik kurulum tarafına geçebilirsiniz. Mevcut sitenizin yasal metin, çerez ve altyapı durumunu ücretsiz araçlarımızla tarayabilir, kurulum planı ve zamanlama için Kod16 ekibine yazabilirsiniz. Bursa'daki işletmeler için ilk görüşmede mükellefiyet takvimi ile teknik kurulum takvimini birlikte planlıyoruz.