Bursa İş Takip Programı: Teklif, Görev ve Müşteri Takibi Tek Panelde

Excel, WhatsApp ve Kâğıt Notlar: İş Takibi Nerede Kopuyor?

Çoğu firmada iş takibi kötü niyetle değil, alışkanlıkla dağılır. Teklifler bir Excel dosyasında tutulur, iş emirleri WhatsApp grubuna yazılır, müşteri telefonları not defterine karalanır. Ekip üç kişiyken bu düzen çalışır; beş, on kişiye çıkınca aynı işi iki kişi yapar, gönderilen teklif cevap beklerken unutulur, yönetici 'şu iş ne oldu' diye tek tek sormak zorunda kalır. Bursa'da klima servisinden OSB'deki üretim atölyesine kadar görüştüğümüz işletmelerin ortak şikâyeti budur: bilgi var ama kimsenin elinde tam değil.

Sorun yazılım eksikliği değil, tek bir doğru kaynağın olmamasıdır. Web tabanlı iş takip programı tam olarak bunu çözer: teklif, iş, görev, müşteri ve hatırlatma aynı veritabanında yaşar; kim ne yaptı, ne zaman yaptı kayıt altındadır. Excel'in silinen satırı ve WhatsApp'ın kaybolan mesajı yerine aranabilir, filtrelenebilir, raporlanabilir bir yapı kurulur. Yöneticinin sabah beş dakikada bakıp günün resmini görebilmesi, ekibin de 'bana ne düştü' sorusunun cevabını telefonundan alabilmesi bu düzenin en somut kazanımıdır. Bursa iş takip programı arayan firmaların çoğu aslında bu tek ekranı arıyor.

• Aynı müşteriye iki farklı kişiden iki farklı fiyat gitmesi
• Gönderilen teklifin takipsiz kalması, kimsenin 'ne oldu' diye sormaması
• İş emrinin sözlü verilip kimin üstlendiğinin belirsiz kalması
• Periyodik servis veya bakım tarihinin unutulup müşterinin aramasıyla hatırlanması
• Ay sonunda kaç iş bitti, ne kadar ciro yazıldı sorusunun saatler alması

İş Takip Yazılımında Olması Gereken Modüller

İyi bir iş takip yazılımı yüz özellik değil, doğru beş-altı modül ister. Aşağıdaki yapı hem Kaydex'in çekirdeğidir hem de firmaya özel geliştirdiğimiz projelerde temel aldığımız iskelettir. Her modül birbirine bağlıdır: müşteri kartından teklif açılır, onaylanan teklif işe dönüşür, iş görevlere bölünür, her adım hatırlatma üretir ve tamamı raporlara akar. Sektörünüze göre iş emri yerine 'servis formu', görev yerine 'operasyon' diyebiliriz; mantık değişmez. Önemli olan ekibin gün içinde ekrana girmek için sebep bulması, yani programın gerçekten işi kolaylaştırmasıdır.

• Teklif takip programı: Şablondan teklif oluşturma, PDF çıktı, revizyon geçmişi, 'gönderildi / görüşülüyor / onaylandı / kaybedildi' durumları ve onaylanan teklifin tek tıkla işe dönüşmesi.
• Görev ve iş emri: İşi kişilere veya ekiplere atama, öncelik ve termin belirleme, alt görevler, dosya ve fotoğraf ekleme, saha ekibi için mobil uyumlu ekran.
• Hatırlatma ve bildirim: Termini yaklaşan işler, cevapsız teklifler, periyodik bakım ve sözleşme yenileme tarihleri için otomatik uyarı; panel, e-posta veya SMS üzerinden.
• Müşteri kartı: Firma ve kişi bilgileri, tüm teklif ve iş geçmişi, görüşme notları, dosyalar ve tahsilat özeti tek sayfada; ekipte kim bakarsa aynı bilgiyi görür.
• Raporlar: Kişi bazlı iş yükü, teklif dönüşüm oranı, geciken işler, aylık ciro ve müşteri bazlı özet; Excel'e aktarım ve yönetici için özet ekran.
• Yetki ve işlem geçmişi: Rol bazlı erişim (yönetici, satış, saha, muhasebe) ve kim neyi ne zaman değiştirdi bilgisini tutan kayıt.

Kaydex ile Hızlı Başlangıç mı, Firmaya Özel İş Takip Programı mı?

Kaydex, Kod16'nın kendi geliştirdiği ve canlıda çalışan teklif/iş takip ürünüdür. Kurulum gerektirmez; hesabınız açılır, kullanıcılarınız tanımlanır, mevcut müşteri ve teklif listeniz içeri aktarılır ve aynı hafta içinde kullanmaya başlarsınız. Teklif takip, görev takip programı, hatırlatma, müşteri kartı ve raporlar hazır gelir. Aylık abonelik modeliyle çalışır; sunucu, yedekleme ve güncellemeler bizde, siz sadece işinize bakarsınız. Süreçleri sektör standardına yakın olan, hızlı ve öngörülebilir maliyetle başlamak isteyen firmalar için doğru tercih budur.

Firmaya özel iş takip programı ise süreçleriniz standart kalıba sığmadığında devreye girer: kendine has onay akışları, üretim reçeteleri, bayi yapısı, Logo veya Mikro gibi muhasebe programıyla iki yönlü veri alışverişi, ölçüm cihazlarından otomatik veri gibi ihtiyaçlar. Bu projelerde analiz toplantılarıyla başlar, ekran taslaklarını birlikte onaylar, PHP veya Next.js/React ile geliştirir, kendi sunucunuza ya da bulut altyapıya kurarız. Kaynak kod size aittir; ileride başka bir ekiple devam etmek isterseniz elinizde tam teslim edilmiş bir yazılım olur.

• Kaydex: günler içinde başlangıç, aylık abonelik, hazır modüller, sürekli güncelleme ve bakım bizde
• Özel geliştirme: sürece birebir uyum, tek seferlik proje bedeli, kaynak kod sizde, sınırsız özelleştirme
• Karma yol: Kaydex ile başlayıp ihtiyaç netleşince özel geliştirmeye geçmek; veriler taşınır, sıfırdan başlamazsınız
• Karar ölçütü: Süreciniz 'teklif → iş → görev → rapor' akışına oturuyorsa Kaydex; oturmuyorsa özel geliştirme

Entegrasyonlar: E-posta, SMS, WhatsApp ve E-Fatura

İş takip programı tek başına bir ada olursa ekip yine WhatsApp'a döner. Bu yüzden bildirimlerin ve belgelerin ekibin zaten kullandığı kanallara akması gerekir. Teklif e-posta ile gönderilir ve açıldığında sistem haber verir; termin uyarısı SMS ile saha ekibine düşer; müşteriye 'işiniz tamamlandı' mesajı WhatsApp Business API üzerinden gider. Onaylanan iş için fatura adımı da program içinden e-fatura/e-arşiv entegrasyonuyla tamamlanır; muhasebede Logo veya Mikro kullanıyorsanız cari ve fatura verisi karşılıklı senkronize edilir. Tahsilat için PayTR veya iyzico ile online ödeme linki üretmek de mümkündür.

• E-posta: Kurumsal e-posta hesabınız veya SMTP ile teklif, hatırlatma ve rapor gönderimi
• SMS: Termin, randevu ve tahsilat hatırlatmaları için toplu SMS sağlayıcı entegrasyonu
• WhatsApp: Business API ile onaylı şablon mesajlar; müşteriye durum bilgisi, ekibe görev bildirimi
• E-fatura / e-arşiv: Onaylı iş veya tekliften tek tıkla fatura taslağı; entegratör API bağlantısı
• Muhasebe: Logo, Mikro gibi programlarla cari, stok ve fatura senkronizasyonu
• Ödeme: PayTR / iyzico ile teklif üzerinden online tahsilat linki

Kimler İçin? Servis Firmaları, Üretim, Ajanslar, Klinikler

İş takip ihtiyacı sektöre göre farklı isimler alır ama çekirdek aynıdır: bir talep gelir, fiyatlanır, onaylanır, birileri yapar, sonuç raporlanır. Bursa'nın sanayi ve hizmet dokusu bu döngüyü her gün yaşayan yüzlerce firma barındırır; Nilüfer'deki ajanstan İnegöl'deki mobilya atölyesine, Görükle'deki klinikten OSB'deki yan sanayiye kadar. Aşağıdaki gruplar hem Kaydex kullanıcılarımızdan hem de özel geliştirme yaptığımız projelerden çıkan tipik profillerdir. Kendinizi burada göremiyorsanız da yazın; kısa bir görüşmeyle hangi yolun uyduğunu birlikte netleştiririz.

• Servis ve bakım firmaları: Klima, asansör, jeneratör, yangın sistemi, bilgi işlem servisleri — periyodik bakım takvimi, saha ekibi görev ataması, servis formu ve fotoğraflı iş kapama.
• Üretim ve atölyeler: OSB'deki otomotiv yan sanayi, İnegöl mobilya, tekstil atölyeleri — teklif, iş emri, üretim aşaması takibi, termin uyarısı ve müşteri bazlı sipariş geçmişi.
• Ajanslar ve danışmanlık: Reklam, mimarlık, mühendislik, sigorta ve hukuk büroları — proje bazlı görev dağılımı, teklif dönüşüm raporu, müşteri iletişim geçmişi.
• Klinik ve sağlık işletmeleri: Diş klinikleri, güzellik merkezleri, fizik tedavi — randevu ve tedavi planı takibi, hatırlatma, hasta/müşteri kartı, tedavi teklif formu.
• Ticaret ve bayi yapıları: Gemlik, Mudanya, Osmangazi ve Yıldırım'daki toptancılar ve bayi ağı olan firmalar — bayi bazlı teklif ve sipariş takibi, tahsilat özeti.

Süreç ve Veri Aktarımı: Excel'den Programa Geçiş

En sık duyduğumuz endişe 'yıllardır Excel'de biriktirdiğimiz veri ne olacak' sorusudur. Cevap: taşınır. Müşteri listeniz, açık teklifleriniz ve devam eden işleriniz Excel veya CSV formatında alınır, alanlar eşleştirilir, mükerrer kayıtlar temizlenir ve programa aktarılır. İlk hafta eski ve yeni sistem yan yana çalışabilir; ekip yeni ekrana alışınca Excel kapanır. Kaydex'te bu adım gün mertebesinde tamamlanır; özel geliştirmede ise proje planının içinde ayrı bir 'veri göçü' aşaması olarak yürütülür. Eğitimi yönetici ve ekip için ayrı ayrı yapar, kısa video kılavuzlarla destekleriz.

• 1. Keşif görüşmesi (30–45 dk): Mevcut akış, ekip büyüklüğü, kullanılan araçlar ve öncelikli sorunlar
• 2. Yol seçimi: Kaydex mi, özel geliştirme mi; kapsam ve maliyet bandı yazılı olarak paylaşılır
• 3. Kurulum veya geliştirme: Kaydex'te hesap ve kullanıcı açılışı; özel projede analiz → tasarım → geliştirme → test
• 4. Veri aktarımı: Excel/CSV içe aktarım, alan eşleme, mükerrer kayıt temizliği
• 5. Eğitim: Yönetici ve ekip için ayrı oturumlar, kısa video kılavuzlar
• 6. Canlıya alma ve destek: İlk ay yakın takip, sonrasında abonelik veya bakım anlaşması kapsamında destek

Neden Bursa'da Kod16?

Kod16, Nilüfer 23 Nisan Mahallesi'nde ofisi olan ve kendi SaaS ürünlerini (Kaydex, MenüYap, Provya, Obvello, BioKartim) canlıda işleten bir yazılım ekibidir. Yani size önerdiğimiz iş takip yaklaşımını her gün kendi ürünlerimizde kullanıyoruz. Meter Kimya, Plaza Dent, Biçer Sigorta, Şimşek Mobilya, Zirve Grup, İndex Yatırım Teşvik ve Kurt Hukuk gibi 27 referans arasında üretim, sağlık, sigorta, danışmanlık ve mobilya sektörleri var. Fiyat politikamız şeffaftır: kapsam netleşmeden rakam vermeyiz, verdiğimiz rakamın içinde ne olduğunu kalem kalem yazarız. Görüşme için Bursa'daysanız ofise gelebilir, değilseniz çevrim içi toplantıyla başlayabiliriz.

Fiyat aralıkları

Fiyatlar KDV hariç, 2026 yılı içindir ve projenin kapsamına göre netleşir. Kesin teklif için ücretsiz keşif görüşmesi yapıyoruz.

Sık sorulan sorular